A pénzügyi szakmában nincs helye a kapkodásnak és a káosznak. Pontos határidők, dokumentált ügyfélkommunikáció, jól szervezett csapatmunka és átlátható folyamatok kellenek a sikerhez.
A Rapid Ügyvitel egy olyan digitális munkafelület, amely mindezt megteremti a könyvelők, könyvvizsgálók, adótanácsadók és pénzügyi irodák számára.
Bemutatjuk a rendszer fő funkcióit – és azt is, hogyan segíti ezek összehangolása, hogy az irodád hatékonyabban, stresszmentesebben és profibban működjön
Jegyrendszer – minden kérés a helyére kerül
A könyvelők egyik legnagyobb kihívása a szétszórt ügyfélkérések kezelése. E‑mailek és telefonhívások – nehéz követni, mi honnan érkezett, mi lett elintézve és mi nem.
A Rapid Ügyvitel jegyrendszere egy központosított felületet biztosít, ahol minden ügyfélkérés „jegy” formájában kerül rögzítésre. A jegyekhez rendelhetők:
- Státuszok (pl. Új, Folyamatban
, Várakozik, Lezárva) - Határidők
- Felelősök
- Csatolmányok (számlák, nyilatkozatok, kimutatások)
- Kommentek (külső és belső kommunikáció elkülönítve)
Projektek
Egy ügyfélhez vagy belső folyamathoz (pl. éves zárás, NAV-ellenőrzés, könyvvizsgálat) gyakran több feladat és jegy tartozik. A Projektek funkció lehetővé teszi, hogy ezeket egy közös „ernyő” alá rendezd.
- A kapcsolódó jegyek, dokumentumok és feladatok egyszerűen csoportosíthatók.
- Könnyebben tervezhető a kapacitás és az időbeosztás.
- Projektalapon mérhető az előrehaladás és az erőforrás használat.
Feladatkezelés
Minden könyvelőirodában van legalább egy Excel-tábla, ahol próbálják követni, ki mit csinál. A Rapid Ügyvitel Feladatkezelő modulja ezt váltja le egy intelligens, felhasználóbarát felülettel.
- Feladatok rendelhetők személyekhez és pr
ojektekhez. - Naptár- és lista nézet segíti a tervezést.
- Határidők és státuszok alapján a rendszer automatikusan figyelmeztet.
- Prioritás és erőforrás szerint rendezhetők a teendők.
Adatbiztonság és megfelelés – bizalom és jogszabálykövetés
A Rapid Ügyvitel felhőalapú megoldás, amely kiemelt figyelmet fordít az adatbiztonságra és a megfelelésre:
- Automatikus mentések
- GDPR-kompatibilis működés
- Auditnapló minden tevékenységhez
Plusz előnyök, amik felgyorsítják a mindennapokat
Automatizmusok és sablonok
- Visszatérő feladatokra és folyamatokra sablonokat
készíthetsz. - Automatikus értesítések indulhatnak határidő vagy státuszváltozás esetén.
Integrációk
- Könnyen kapcsolható meglévő rendszerekhez (számlázó, dokumentumtár, e-mail, naptár), így nem kell duplán rögzíteni az adatokat.
Jogosultság- és hozzáféréskezelés
- Részletesen szabályozhatod, ki mit lát és mit szerkeszthet – legyen szó ügyfelekről, munkatársakról vagy alvállalkozókról.
Ügyfélportál és átlátható kommunikáció
- Az ügyfelek saját felületükön látják a kéréseik állapotát, dokumentumaikat – kevesebb e-mail, több strukturált információ.